Por Vivian Rio Stella
Notificações que não param, mensagens em diversos canais e uma (auto)cobrança de dar conta de tudo e rápido. E eis que parece que você está disponível 24 horas – e se comunicando – quando, na verdade, está menos presente em cada interação, o que prejudica a qualidade do diálogo e do trabalho. As cinco práticas abaixo deixam a comunicação profissional mais eficiente.
1. Use apps de comunicação rápida para assuntos urgentes e trocas espontâneas – Para assuntos urgentes, necessidade de respostas imediatas e interações mais espontâneas, o WhatsApp e o chat da plataforma da empresa são ótimas opções. Mas lembre-se que estar on- -line não é estar disponível o tempo todo. Além disso, mensagens longas são ineficazes, assim como áudios sem objetividade e mensagens muito fragmentadas que podem gerar ruídos e perda do histórico.
2. Confie no canal escolhido e evite sobreposições – Há quem mande, ao mesmo tempo, a mesma mensagem por e-mail e WhatsApp, o que significa sobreposição de canal de comunicação e pode soar como falta de confiança, pressão desnecessária e senso de urgência que nem sempre condizem com o contexto. O contexto é diferente se você liga primeiro e, em seguida, formaliza o que foi acordado por e-mail ou WhatsApp, ou manda um e-mail e, depois de alguns dias, envia uma mensagem no WhatsApp para checar se a pessoa recebeu. Por isso, ao avaliar o cenário e escolher um canal de comunicação, confie nele, OPINIÃO elabore a mensagem com objetividade, consistência e aguarde resposta.
3. Prefira e-mails para formalizar acordos e falar sobre assuntos estratégicos – Mesmo com tantos canais de comunicação, muitas empresas consideram o e-mail mais efetivo. Use- -o para formalizar acordos, enviar orientações, informar status de ações e projetos, mandar arquivos e formulários e aproximar equipes distantes geograficamente. O que é enviado por e-mail tem caráter documental e fica registrado no servidor da companhia.
4. Avalie a linguagem e a abordagem para atender as expectativas e o objetivo comunicativo – Analise criteriosamente o tipo e a quantidade de conteúdo presente na mensagem, quem deve recebê-la, a linguagem para solicitar ou negociar algo e quantas idas e vindas de mensagens favorecem a comunicação. Existem casos em que a diretoria é copiada sem necessidade só para exercer influência pela autoridade; outras pessoas detalham informações que não serão lidas e que poderiam ser explicadas de forma sintética ou pessoalmente. Além disso, lembre-se que imperativos e meias palavras só geram mais conflitos.
5. Em situações delicadas, lembre-se: “textos não têm sobrancelha” – Uma pessoa exaltada tende a revelar indignação ou raiva pela escolha das palavras. Se já é arriscado expressar esses sentimentos pessoalmente, imagine fazer isso por escrito, em que a leitura é feita em outro contexto da produção da mensagem e sem entonação, olhar e expressões faciais. Um participante dos meus cursos disse: “Textos não têm sobrancelha”. Por isso, situações delicadas pedem canais com interação imediata, como uma reunião presencial ou on-line. Se não for possível, ao gravar um áudio ou escrever algo enfatize os fatos, sua forma de interpretá-los, o pedido ou a proposta de solução, em vez de culpabilizar ou inflamar ainda mais os ânimos.
Essas boas práticas são pilares para mandar mensagens alinhadas com a sua reputação e a da empresa em que atua. Tudo o que você precisa é desacelerar para sair do modo automático e perceber o que está ocorrendo no aqui e agora da comunicação.
Vivian Rio Stella é doutora em linguística pela Unicamp, com pós-doutorado pela PUC-SP. Idealizadora, professora e curadora da VRS Academy
